CR N° 37 du 6 Octobre 2014

Ordre du jour :
1. Bilan du vide-grenier.
2. Accueil de la chorale allemande.
3. Préparation de la soirée "Saveurs d'Ailleurs" du 25 Octobre 2014.
4. Journée de l'Europe 2015, débriefing de la réunion à Truyes.
5. Calendrier de travail pour une modification des statuts.
6. Questions diverses.

Présents du bureau : Marie-Luce Beaussier, Eeva Bernardon, Jacques Bernardon, Guylène Bigot, Claude Clavière, Claudine Goubard, Colette Huet

Présents du conseil d’administration : Agnès Hubert, Olivier Huet, Bernard Maurice, Gyslaine Pachet, François Tulasne 

Autres membres de droit : Sandrine Perroud, Laurent Richard.

Excusées : Cécile Chemineau, Annick Corbeels, Guylaine Edelin, Valérie Guillermic.

Présents aussi 4 adhérents.

1.    Bilan du vide-grenier.

71 exposants sur 102 emplacements de 5 m ont rapporté 1020 €. Avec la recette de la buvette notre bilan financier présente un bénéfice de 1598 €. Nous avons profité d’un beau temps.

Quelques remarques : à renouveler : les frites, les crêpes.

La machine à hot-dogs ne permet pas un débit important, les sandwichs étaient trop petits (4 par baguette).

Le plâtre utilisé pour le marquage la veille n’a pas bien tenu avec la rosée du matin.

Prochain vide-grenier : 6 septembre 2015 au même endroit.

2.    Accueil de la chorale allemande du  24 au 26 octobre 2014

Environ 50 allemands arriveront en bus le vendredi 24 vers 8h du matin à l’hôtel Best Western près de la gare de Tours. Quelques autres viendront à Monts en minibus et seront accueillis dans des familles. Jacques lit le programme de leur séjour.

Rappel :

Vendredi matin vers 11h : visite de Tours, déjeuner libre.

17h 30 : répétition des choristes à Cocteau.  Peut-être voudront-ils voir l’église ?

18h 30 : le maire de Zeiskam rencontrera  quelques personnes de la municipalité à la mairie.

19h 00 : buffet offert par le comité de jumelage (apéritif, crudités, lasagnes, salade de fruits).

Samedi matin : départ à 9h pour le château de Chinon, visite de la cave Pain, déjeuner de fouées  chez Pain. Après-midi visite de Monts et du château de Candé.

19h 00 : soirée « Saveurs d’ailleurs » à Cocteau.

Dimanche matin, de 10h 00 à 11h 00, concert en l’église de Monts.

Départ vers Zeiskam. Faudrait-il leur prévoir une collation pour la route ? A voir avec eux le vendredi.

François Tulasne et Jacques Bernardon accompagneront les visites dans Tours et à Chinon.

Marie-Luce prendra les clefs de la salle Cocteau le vendredi en mairie à 14h et fera l’état des lieux.

Appel aux bénévoles afin de préparer la salle Cocteau et le buffet du soir pour environ 70 personnes : les choristes allemands, quelques membres du comité, quelques hébergeants sans doute  (L. Dupuis, O. Huet, J-P. Laudé, F. Tulasne). RV vers  14h.

3.    Préparation de la soirée « Saveurs d’ailleurs » le  samedi 26 octobre 2014.

Appel aux bénévoles pour aller chercher le matériel emprunté au comité des fêtes le vendredi après-midi à la Chapelle et le rapporter le dimanche matin.

Il faut faire en mairie une demande écrite pour l’utilisation de la salle Cocteau (c’est fait depuis longtemps) mais aussi de la salle annexe, de la cuisine, du bar, des loges et du lave-vaisselle. Il y également à prévoir l'éclairage de la scène.

Il faut aussi faire une demande écrite à Claude avec toute la liste des besoins en matériel du Comité des fêtes à rapporter de la Chapelle.

Mme Ménard est venue visiter la cuisine où elle préparera la paëlla. Elle arrivera vers 15h/16h.  La cuisine devra être libre.

Décoration et préparation de la salle Cocteau : Annick apportera une grande carte d’Espagne.

Dès 14h : mise en place des tables, chaises, couverts et décoration de la salle.

Animation : Pour une prestation de 125 €, Tiempo flamenco interviendra 2 fois 15 à 20 minutes (un professeur de flamenco et deux élèves) vers 20h 30 et 21h 30.

La chorale allemande se produira aussi sur la scène en deuxième partie de soirée.

Jacques et ses « associés » (Arnaud, Pascal)  animeront le jeu de la bourriche à gagner.

Robert veut bien se charger de la sono.

Dîner, au menu : sangria, tapas, paëlla, crème catalane, café

Les boissons seront en vente à la buvette.

Nous établissons le « timing » de cette manifestation :

10 h à la cuisine de Cocteau RV d’une équipe pour cuire la crème catalane.

Olivier fera la sangria quelques jours avant.

Après-midi préparation des tapas à partir de 14h à Cocteau.

-          dès 19h : premier accueil des inscrits

-          19h 15 : mettre en verres la sangria

-          19h 30 : accueil des danseuses puis mot de bienvenue.

-          19h 45 : service sur table de la sangria et des tapas puis débarrassage

-          20h 30 : flamenco

-          présentation du jeu de la bourriche, vente des billets pendant le repas

-          21h : paëlla servie à table puis débarrassage

-          préparer le café

-          21h 30 : flamenco puis chorale allemande

-          22h 30 : dessert puis café

-          23h 45 : résultat du jeu de la bourriche `

Nous avons dressé des listes tournantes d’équipes de bénévoles pour

- l’accueil à l’entrée, le service de la sangria et des tapas, le service de la paëlla, le service des desserts, pour débarrasser, faire la vaisselle et nettoyer.

Dimanche 9h 30,  état des lieux, rendre la salle, ramener le matériel à la Chapelle.

4.    Journée de l’Europe 2015.  Débriefing de la réunion à Truyes.

Le 15 septembre, à 20h 30, Annick et Marie-Luce étaient à Truyes au débriefing de la Journée de l’Europe appelée en 2014 « Journée des jumelages européens » puisqu’elle s’est tenue en avril et non pas le 9 mai. Cette manifestation qui réunit tous les comités de jumelage de la CCVI a lieu depuis 2001. Nous regrettons toujours qu’elle n’attire pas les habitants des communes. Il n’y a peut-être pas assez de communication autour de cette journée. Il appartiendra à Artannes en 2015 d’organiser cette manifestation. Aucun projet précis n’est adopté pour l’instant.

La prochaine réunion aura lieu  à Artannes le 3^ème lundi du mois, le 20 octobre, à 20h 30 .

5.    Quelques mots sur le calendrier de travail  pour la modification des statuts.

Si nous souhaitons modifier quelques points de nos statuts et présenter un nouveau texte au vote de l’assemblée générale de janvier 2015, il nous faudra y travailler en novembre et décembre. Marie-Luce va envoyer à chacun des membres du CA une copie de ces statuts pour y réfléchir.

6.    Questions diverses.

·         Il nous faut prévoir et garder plus de chaises dans notre salle de réunion.

·         Jacques propose d’inviter à la soirée « Saveurs d’ailleurs » Mme Jaulain (et son mari) qui donne gratuitement  des cours d’allemand pour le comité de jumelage, cette proposition est acceptée. Il lui sera donné les codes en mairie pour avoir accès à la photocopieuse.

En fin de réunion,  nous testons des essais culinaires pour la soirée « Saveurs d’ailleurs ».

Fin de la réunion à 21h 15.

Une commission se réunira dans quelques jours pour dresser :

·         la liste des boissons à vendre à la buvette, de la décoration, de la boisson du vendredi et de la nourriture des vendredi et samedi

·         la répartition des achats pour le WE des 24/25/26 octobre : Marie-Luce, Annick ( ?), Eva, Claudine ( ?), Gyslaine et …

Prochaine réunion mensuelle lundi 3 novembre 2014 à 18h 30 Salle Jacques Maurice (Hôtel de Ville).

les réunions mensuelles sont ouvertes à tous les adhérents.